MANFAAT ANALISIS SWOT DALAM PERENCANAAN MUTU

MANFAAT ANALISIS  SWOT  DALAM PERENCANAAN MUTU

Pengertian Perencanaan

1. Perencanaan adalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan (Billy E. GoetZ)
2. Perencanaan adalah pekerjaan yang menyangkut penyususnan konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik (Le Breton)
3. Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok yang dipandang paling penting yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Maloch dan Deacon)
4. Perencanaan adalah proses menetapkan berbagai hambatan yang diperkirakan ada dalam menjalankan suatu program guna dipakai sebagai pedoman dalam suatu organisasi (Ansoff dan Brendenbrg)

 Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan akan menjadi efektif jika perumusan masalah sudah dilakukan berdasarkan fakta-fakta dan bukan berdasarkan emosi atau angan-angan saja. Fakta-fakta diungkap dengan menggunakan data untuk menunjang perumusan masalah.

Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan akan menjadi efektif jika perumusan masalah sudah dilakukan berdasarkan fakta-fakta dan bukan berdasarkan emosi atau angan-angan saja. Fakta-fakta diungkap dengan menggunakan data untuk menunjang perumusan masalah.

 Aspek-Aspek Perencanaan
Ada 3 aspek pokok yang di perhatikan dalam perencanaan :
1. Hasil dari pekerjaan perencanaan.
Hasil perencanaan disebut plan, berbeda antara satu perencanaan kegiatan dengan perencana kegiatan yang lain Ex : rencana kesehatan atau rencana pendidikan.
2. Perangkat pelaksanaan
Perangkat pelaksanaan (Mechanic of planning) adalah suatu organisasi yang ditugaskan/yang bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan pelaksanaan.
3. Proses perencanaan
Proses perencanaan (process of planning) adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada pekerjaan perencanaan

Perencanaan merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Dengan perencanaan tersebut memungkinkan para pengambil keputusan atau manajer untuk menggunakan sumber daya mereka secara berhasil guna dan berdaya guna, untuk mendukung keberhasilan pembaharuan kebijakan pembangunan telah disusun sistem kesehatan nasional yang baru yang mampu menjawab dan merespon berbagai tantangan pembangunan kesehatan masa kini maupun untuk masa mendatang.

 Manfaat Perencanaan                                     
Manfaat perencanaan bagi organisasi kesehatan adalah manajer dan staf organisasi kesehatan tersebut dapat mengetahui :
a. Tujuan yang ingin di capai organisasi dan cara mencapainya
b. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.
c. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan
d. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.
e. Aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan dapat dilaksanakan secara teratur
f. Menghilangkan aktivitas yang tidak produktif
g. Mengukur hasil kegiatan
h. Sebagai dasar pelaksanaan fungsi manajemen lainnya.
 Kesimpulan
Dalam perencanaan kesehatan yang penting adalah yang menyangkut proses perencanaan (proces of planning) yang merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyusun suatu rencana.
Pada bidang kesehatan, langkah yang sering digunakan dalam perencanaan program kesehatan ialah mengikuti prinsip lingkaran pemecahan masalah (problem solving cycle) anatara lain melakukan pengumpulan data, identifikasi masalah, menetapkan prioritas masalah, menyusun alternatif, jalan keluar, memilih prioritas jalan keluar, melakukan uji lapangan, menyusun rencana kerja selengkapnya, melakukan penilaian untuk melihat apakah tujuan tercapai atau tidak, melaksanakan program sesuai dengan rencana yang telah disusun.

Analisis SWOT

Konsep SWOT dalam dunia Kesehatan adalah
   metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi faktor-faktor Internal (kekuatan & kelemahan) dan Eksternal (peluang & ancaman) dalam kegiatan suatu organisasi

   

Pengertian SWOT

SWOT merupakan singkatan dari Strenght  ( kekuatan ),

Weakness( kelemahan ),

Opportunity ( peluang ),

Threat  ( ancaman ).

SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dankebijakan-kebijakan untuk pengelolaan pegawai administrasi(administrator). Sehingga, SWOT disini tidak mempunyai akhir, artinyaakan selalu berubah sesuai dengan tuntutan jaman. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana SWOT dapat digunakanoleh para administrator dalam menganalisis dan memulai pembuatan program baru yang inovatif untuk ditawarkan dalam pendidikan kejuruan

·        Analisa SWOT merupakan sebuah alat analisis yang cukup baik, efektif,dan efisien serta sebagai alat yang cepat dalam menemukenalikemungkinan-kemungkinan yang berkaitan dengan pengembangan awal program-program inovasi baru di dalam sekolah kejuruan, disampingdapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam organisasiatau komite bahkan individu. Juga sebagai alat bantu untuk memperluasdan mengembangakan visi dan misi suatu organisasi. Analisa SWOT dapatmelihat seluruh kemungkinan perubahan masa depan sebuah institusimelalui pendekatan sistematik melalui proses instropeksi dan mawasdiri ke dalam, baik bersifat positif maupun negatif.

·        Analisis swot adalah adalah suatu instrument perencanaaan strategis yang klasik. Dengan menggunakan kerangka kerja kekuatan dan kelemahan dan kesempatan ekternal dan ancaman, instrument ini memberikan cara sederhana untuk memperkirakan cara terbaik untuk melaksanakan sebuah strategi. Instrumen ini menolong para perencana apa yang bias dicapai, dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan oleh mereka. SWOT ini biasa digunakan untuk menganalisis suatu kondisi dimana akan dibuat sebuah rencana untuk melakukan sesuatu, sebagai contoh, program kerja.

·        Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities)yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

# Berdasarkan hasil analisis faktor-faktor SWOT diatas ditetapkan strategi-strategi seperti di bawah ini:

Aplikasi Analisis SWOT untuk Menjadi Bidan Terbaik

    KEKUATAN (STRENGHT)

·        Pantang menyerah jika terjadi kesulitan

·        Berkomitmen pada ucapan

·        Mampu bekerja keras       

·        Bertanggung jawab pada perbuatan / pekerjaan

·        Mampu memehami materi dan praktek kebidanan

    KELEMAHAN (WEAKNESS)

·        Kurang percaya diri bila berbicara di depan umum

·        Kurang konsisten dalm mengambil keputusan

·        Ceroboh dalam bertindak

·        Terlalu mudah lupa

·        Terlalu egois dan mudah emosi

·        Terlalu mementingkan diri sendiri

    KESEMPATAN (OPPORTUNITY)

·        Kurangnya bidan di rumah

·        Menurunkan AKI dan AKB

·        Bidan Praktek Mandiri berkualitas

·        Adanya dukungan dari keluarga

    ANCAMAN (THREAT)

·        Banyaknya lulusan kebidanan

·        Banyak bidan senior yang lebih berpengalaman

·        Banyak bidan di indonesia

·        Tenaga kerja yang kopeten

·        Meningkatnya persaingan di antara lulusan AKBID 

 MANFAAT ANALISIS SWOT

Penggunaan analisis SWOT yang efektif memberikan 4 manfaat bagi bidan dalam melakukan perencanaan mutu pelayanannya :

1. Simplicity, analisis SWOT tidak memerlukan training khusus atau keterampilan teknis.

2. Collaboration, karena sederhananya, analisis SWOT  mendorong adanya kerjasama dan pertukaran informasi antara bidan dari area fungsional yang berbeda.

3. Flexibility,  dapat membesarkan kualitas perencanaan strategi organisasi, dalam hal ini perencanaan mutu pelayanan kebidanan meskipun tanpa diperoleh sistem informasi.

4. Integration, analisis SWOT dapat berhubungan dengan berbagai macam sumber informasi.

Syarat bagi analisis SWOT efektif dan produktif

adalah Sejauh mana bidan menerima manfaat penuh dari analisis SWOT akan bergantung pada bagaimana kerangka kerjanya digunakan. Jika dikerjakan dengan benar, SWOT dapat menjadi katalis yang kuat untuk proses perencanaan. Jika dikejakan dengan salah, akan menjadi sia-sia dari segi waktu dan sumber daya lainnya. Agar analisis SWOT memberikan manfaat, maka anda harus: tetap fokus (stay focused); bekerja sama dengan area fungsional lainnya ( collaborate with other functional areas);  teliti isue dari perspektif klien (research issues from the clien’s perspective); dan  pisahkan isue internal dari isue eksternal (separate internal issues from external issues).

Ø PENERAPAN SWOT ANALYSIS
( LEBIH SEDERHANA) 

·        S  : Strengths (kekuatan)

          ·       W : WEAKNESS (kelemahan)

       ·        O  : opportunities (peluang )

  ·        T   : Threats   ( ancaman)

Intervensi

SO : dimanfaatkan

optimalisasi SO

      Action plan dg dasar kajian SO

Intervensi

WT : meghilangkan/menurunkan WT

Action plan dg dasar kajian WT

KONSEP
PRODUKSI JASA KESEHATAN

Konsep Produksi

  Konsumen akan menyukai produk yg tersedia di banyak tempat dan murah harganya

   Manajer orgnanisasi (yankes) akan berupaya memusatkan perhatian kpd usaha utk efisiensi produk dan distribusinya luas

KONSEP
PRODUKSI JASA KESEHATAN

Konsumen akan menyukai yg menawarkan mutu,kinerja dan dan inovatif

Manajer dalam organisasi kesehatan akan menfokuskan

untuk menghasilkan produk yg unggul dan terus menyempurnakannya dan tidak / jarang dimiliki organisasi lain

• Analisis SWOT, Perencanaan Strategi Analisis Portfolio

 INTRODUCTION                                                                  

Pendekatan strategi pemasaran memiliki banyak keuntungan. Pertama, strategi menekankan membantu organisasi mengarahkan dirinya sendiri kepada faktor-faktor eksternal kunci misalnya pelanggan dan persaingan. Daripada memproyeksikan tren masa lalu, tujuan kita adalah membangun strategi market driven yang mencerminkan keprihatinan pelangga. Perencanaan strategis juga cenderung mengantisipasi perubahan lingkungan. Kedua, strategi pemasaran mendorong anda untuk melakukan peninjauan jangka panjang.

 CORPORATE MISSION

Organisasi yang baik adalah yang memiliki mission statement yang memberikan arah yang jelas kepada karyawannya dan membantu mengarahkan mereka untuk memenuhi potensi perusahaan. Mission statement harus menspesifikasikan domain bisnis dimana organisasi berencana untuk  beroperasi. Agar berguna, mission statement perusahaan harus memenuhi kriteria: a) definisi bisnis harus tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit; b) definisi bisnis harus mencakup tiga dimensi yang dikatakan  Abel (1980) sebagai ‘domain bisnis’. Tiga dimensi ini adalah kelompok pelanggan harus dilayani, kebutuhan pelanggan harus dipenuhi, dan teknologi yang digunakan.

 SWOT ANALYSIS

Analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and threats)  adalah suatu teknik yang dirancang khusus untuk membantu mengidentifikasi strategi pemasaran yang harus dijalankan perusahaan. Analisis SWOT mencakup lingkungan internal dan eksternal perusahaan. Secara internal, kerangka kerjanya menguraikan kekuatan dan kelemahan pada dimensi kunci misalnya kinerja keuangan dan sumber daya; sumber daya manusia, fasilitas dan kapasitas produksi; pangsa pasar; persepsi pelanggan terhadap kualitas produk, harga dan ketersediaan produk; organisasi komunikasi . Penilaian terhadap lingkungan eksternal termasuk informasi pasar (pelanggan dan persaingan), kondisi ekonomi, tren sosial, teknologi dan peraturan pemerintah. Ketika semua dijalankan dengan benar, analisis SWOT dapat mengarahkan proses pembuatan rencana strategis yang baik. Analisis SWOT dapat bermanfaat dalam menemukan keunggulan strategis yang dapat dieksploitasi dalam strategi pemasaran perusahaan.

Penggunaan analisis SWOT yang efektif memberikan 4 manfaat bagi manager dalam membuat strategi pemasaran; 1) simplicity: analisis SWOT tidak memerlukan training khusus atau etrampilan teknis; 2) collaboration: karena sederhananya, analisis SWOT  mendorong adanya kerjasama dan pertukaran informasi antara manager dari area fungsional yang berbeda; 3) flexibility: dapat membesarkan kualitas perencanaan strategi organisasi meskipun tanpa sistem informasi pemasaran; 4) integration: analisis SWOT dapat berhubungan dengan berbagai macam sumber informasi.

Syarat bagi analisis SWOT efektif dan produktif adalah Sejauh mana perusahaan menerima manfaat penuh dari analisis SWOT akan bergantung pada bagaimana kerangka kerjanya digunakan. Jika dikerjakan dengan benar, SWOT dapat menjadi katalis yang kuat untuk proses perencanaan. Jika dikejakan dengan salah, akan menjadi sia-sia dari segi waktu dan sumber daya lainnya. Agar analisis SWOT memberikan manfaat, maka anda harus: tetap fokus (stay focused); bekerja sama dengan area fungsional lainnya ( collaborate with other functional areas);  teliti isue dari perspektif pelanggan (research issues from the customer’s perspective); dan  pisahkan isue internal dari isue eksternal (separate internal issues from external issues).

SWOT-driven strategic marketing planning; Ada 2 tahap dalam analisis SWOT (lihat Figure 7.2). Dalam proses ini, penilaian kekuatan dan kelemahan perusahaan dilakukan dengan melihat produk saat ini. Manager juga harus menilai proses bisnis yang menjadi kunci dalam memenuhi masalah pelanggan. Tahap 1, memadukan kekuatan dan peluang; kunci keberhasilan mencapai tujuan perusahaan bergantung pada kemampuan perusahaan mentransform kekuatan kunci menjadi kemampuan dengan memadukannya dengan peluan dalam lingkungan pemasaran. Kemampuan dapat menjadi keunggulan kompetitif jika memberikan nilai lebih baik dari yang ditawarkan pesaing. Tahap 2, merubah kelemahan dan ancaman; perusahaan dapat merubah kelemahan menjadi kekuatan, dan bahkan kemampuan, dengan investasi strategis pada area kunci (misalnya R&D, dukungan pelanggan, promosi, pelatihan karyawan) dan dengan menghubungkan area kunci lebih efektif (misalnya menghubungkan sumber daya manusia dengan pemasaran). Begitu juga dengan ancaman, dapat dirubah menjadi peluang jika sumber daya yang tepat tersedia.

 CORPORATE OBJECTIVES                                                                    

Dalam menetapkan tujuan, perusahaan harus mempertimbangkan pertanyaan: kemana tujuan  kita dan kapan  kita tiba di tujuan? Tanpa jawaban terhadap pertanyaan ini, perusahaan dapat disebut sebagai kapal tanpa kompas; dapat bergerak tetapi kurang jelas arah yang dituju. Lebih spesifik lagi, tujuan harus memberikan arah perusahaan; tanpa tujuan, perusahaan kekurangan alat untuk fokus dan mengelola organisasinya; membantu perusahaan memperolah konsistensi antara berbagai level pengambilan keputusan, dan antara fungsi yang berbeda; membantu mendorong individu untuk mencapai tujuan; dan memberikan pengawasan perusahaan.

 CORPORATE GROWTH STRATEGY

Strategi untuk mencapai tujuan jangka panjang harus dikembangkan secara spesifik untuk setiap SBU. Market penetration, product development, market development and diversification merupakan  4 strategi produk dasar (Figure 7.4) untuk menutupi planning gap.

.

Market penetration adalah  strategi yang paling sering digunakan  adalah menempatkan produk eksisting kedalam pasar eksisting dan berusaha untuk mencapai kenaikan pangsa pasar. Dua cara ini dapat diperoleh dengan menaikkan penjualan dari pelanggan eksisting dan dengan menemukan pelanggan baru dalam pasar yang sama. Strategi ini berarti membujuk pengguna untuk menggunakan lebih banyak produk dalam berbagai kegiatan, mungkin dapat menggantikan pesaing tidak langsung. Market development, ini memerlukan pemasaran produk sekarang ke kelompok pelanggan baru dan daerah baru. Product development, strategi ini berkaitan dengan modifikasi produk atau jasa misalnya kualitas, gaya, penampilan atau ragamnya. Diversification merupakan  pengembangan produk baru untuk pasar baru. Opsi ini paling berisiko, khususnya ketika strategi masuknya tidak didasari pada kompetensi dasar bisnis itu

 SBU MARKETING STRATEGY/PORTFOLIO ANALYSIS

Definisi unit analisis bagi perencanaan portfolio adalah tahap kritis dan sering tidak dijalankan dengan baik. Komponen perusahaan menyangkut analisis portfolio atau bisnis disebut strategic business units (SBU). Idealnya, SBU memiliki karakteristik berikut ini: pasar yang homogen untuk melayani dengan teknologi yang terbatas; pasar produk unik; pengawasan terhadap faktor-faktor yang diperlukan bagi keberhasilan kinerja; bertanggung jawab atas profitabilitasny.

Product Life Cycle (PLC)

Sehubungan dengan model portfolio, pesan penting yang disampaikan PLC kepada managemen adalah adanya arus kas. Model ini memberikan peringatan yang jelas bahwa peluncuran brand baru memerlukan investasi besar yang tidak habis dari saat peluncuran hingga akhir fase pertumbuhan, yang bisa saja menjadi lebih lama dari biasanya.  Semakin berhasil brand baru, maka semakin besar investasi yang dibutuhkan.

 INTRODUCTION TO PORTFOLIO MODELS     

Pemasaran relationship  berupaya untuk melibatkan dan mengintegrasikan pelanggan, suplier dan parner lainnya kedalam pengembangan kegiatan pemasaran perusahaan . Model portfolio – dasarnya yang ada dalam  teori portfolio Markowitz’s (1952) menyangkut investasi ekuitas managemen. Sejak itu, model portfolio digunakan secara luas dalam perencanaan strategis, khususnya pada level SBU. Model portfolio telah digunakan dalam perencanaan strategis dan pemasaran, tetapi aplikasinya dalam pembelian dibatasi. Namun, hal ini telah berubah, manajemen pengadaan telah menjadi lebih strategis lagi.